Zastanów się jakiej sali konferencyjnej szukasz
Za każdym razem gdy szykujesz event, szkolenie, czy konferencję, oczekiwania pod względem sali konferencyjnej mogą się zmieniać. Poniższe wytyczne pomogą ci znaleźć idealne sale konferencyjne.
Pojemność i ustawienie sali konferencyjnej
Każda z sal konferencyjnych ma określoną maksymalną liczbę osób, którą może pomieścić. Jeśli zależy nam na bezpieczeństwie i komforcie uczestników wydarzenia, nawet niski budżet konferencji nie powinien skłonić nas do wynajmu sali, w której uczestnicy nie będą mieli dość miejsca. Wybierz też odpowiednie na daną okoliczność ustawienie sali konferencyjnej. Na przykład gdy nie potrzebujesz stołów, sprawdzi się ustawienie teatralne. Chcesz, by wszyscy uczestnicy się widzieli się wzajemnie? Lepsza będzie podkowa. Zazwyczaj na danej sali konferencyjnej możliwych jest kilka ustawień do wyboru.
Wyposażenie sali
Na pewno na wyposażeniu sali konferencyjnej w cenie wynajmu powinny znaleźć się podstawowe urządzenia, takie jak: rzutnik, ekran, flipchart i dostęp do internetu. Dobrze jeśli w sali konferencyjnej są też inne udogodnienia np mównica, mikrofony bezprzewodowe, wbudowane nagłośnienie, laserowy wskaźnik, klimatyzacja, możliwość regulacji natężenia oświetlenia.
Warto też pamiętać o tym, że sala konferencyjna powinna być również wyposażona w gaśnice przeciwpożarowe oraz alarm, który możemy łatwo włączyć na wypadek konieczności ewakuacji z budynku. Tak więc oglądając sale konferencyjne, warto zapytać wynajmującego o ich wyposażenie również pod tym kątem.
Dobra akustyka sali konferencyjnej
Akustyka sali konferencyjnej to również bardzo ważny aspekt. Powinieneś zwrócić uwagę nie tylko na to, czy prelegenci będą dobrze słyszani, ale przede wszystkim na ilość hałasów pochodzących z zewnątrz obiektu. Sale konferencyjne powinny być odpowiednio wygłuszone.
Temperatura w sali
Panująca na sali konferencyjnej temperatura to również bardzo ważny czynnik udanego spotkania. Dobrze jest się zorientować w tym, jakie są w niej dostępne formy ogrzewania i czy można przewietrzyć pomieszczenie. Szczególnie w lecie polecany jest wybór sali wyposażonej w klimatyzację. Nic tak nie potrafi uprzykrzyć konferencji, jak nie dający się wytrzymać upał. Będzie to nie tylko niekomfortowe, ale przyczyni się też do obniżenia koncentracji uczestników, odczuwania senności i znużenia, a nie o to przecież nam chodzi. Odwrotnej sytuacji, czyli trzęsienia się z zimna, nikt także dobrze nie zapamięta. Tak więc lepiej mieć pewność, że temperatura podczas wydarzenia będzie odpowiednia oraz, że nie zabraknie nam świeżego powietrza.
Zaplecze gastronomiczne
Szukając odpowiedniej sali konferencyjnej zwrócić musimy uwagę też na posiłki. Serwis kawowy, czy obiad dla uczestników są zazwyczaj nieodzowną częścią spotkań. Warto więc sprawdzić, czy można zamówić je na miejscu oraz jakiej jakości jest menu. Z całą pewnością dobre i elegancko podane dania wpłyną korzystnie na odbiór naszej firmy przez uczestników danego wydarzenia.
Zaplecze hotelowe
Jeśli organizowane przez nas spotkanie ma charakter biznesowy, warto także zwrócić uwagę, czy obok wynajmowanych sal konferencyjnych są pokoje do prowadzenia rozmów i spotkań w wystarczająco komfortowej atmosferze. Atutem będzie też opcja wynajęcia pokoi, szczególnie wtedy, kiedy konferencję planujemy na więcej niż jeden dzień. Równie ważne mogą okazać się dodatkowe atrakcje, bo czyż nie miło będzie się przy okazji zrelaksować np, w SPA, pograć w bilard i wypić wyśmienitego drinka. Po dniu pełnym wrażeń goście chętnie odpoczną, a całe wydarzenie zapamiętają na długo.
Jak widać spraw, w których trzeba się rozeznać przed wyborem właściwej sali konferencyjnej, jest całkiem sporo. Pamiętaj jednak, że od tego wyboru w dużej mierze zależeć będzie powodzenie całego przedsięwzięcia. Warto zatem skorzystać z usług świadczonych na wysokim poziomie
